Ein immer wichtigeres Thema in der heutigen Zeit ist das digitale Dokumenten-Archiv. Auch wir haben uns mit dieser Materie beschäftigt und nach langem Suchen ein unserer Meinung nach genial einfaches, absolut revisionssicheres und dazu noch beeindruckend preiswertes Archivsystem gefunden. Dass dabei unsere EDV-Abteilung “in die Röhre” geguckt hat, weil sie lediglich das Gerät angeschlossen hat und sonst keinerlei Software einrichten oder sonstige Anpassungen machen musste, war für uns die große Überraschung und Erleichterung – denn das Archiv war bereits wenige Stunden nach Lieferung einsatzbereit!

Bei unseren Recherchen über Archivsysteme haben wir feststellen müssen, dass oft nach dem Grundsatz “warum einfach, wenn es auch umständlich geht” gehandelt wird. Unsere Erfahrungen bei der Suche nach einem einfachen, revisionssicheren und preiswertem Archivsystem wollen wir Ihnen nicht vorenthalten und in mehreren Beiträgen versuchen, die grundsätzlichen Fragen und Voraussetzungen für ein digitales Dokumenten-Archiv zu erläutern und Ihnen dann unsere gefundene Lösung vorstellen.

Als erstes ist die Frage, was gesetzlich erlaubt ist. Hier gibt es noch viel Unkenntnis und falsche Informationen, obwohl dies in der AO (Abgabenordnung) in § 147 (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen) Abs. 2 seit längerem geregelt ist:

Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz können die in Abs. 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den GoB “Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung” entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten

1. mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,

2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Damit ist die gesetzliche Voraussetzung geschaffen, Daten elektronisch zu archivieren. Daraus ergibt sich jedoch auch die Forderung der revisionssicheren Archivierung. Man spricht von einer revisionssicheren Archivierung, wenn die Archivsystemlösung den Anforderungen des Handelsgesetzbuches §§ 239, 257 HGB, der Abgabenordnung und den GoBs (Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung) entspricht, also der sicheren, ordnungsgemäßen Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten entspricht und die Aufbewahrungsfristen von 6 – 10 Jahren erfüllt.

Was damit gesetzlich erlaubt und als Voraussetzung für eine revisionssichere Archivierung notwendig ist, möchte ich Ihnen in dem nächsten Beitrag in 14 Tagen erläutern. Sollten Sie vorab Fragen haben oder sich für dieses System interessieren, können Sie sich natürlich mit uns in Verbindung setzen. Nutzen Sie unser Kontaktformular, wir setzen uns umgehend mit Ihnen in Verbindung.

Stichworte: Abgabenordnung, Digitales Archiv-System, digitales Dokumenten-Archiv, elektronische Archivierung, revisionssichere Archivierung

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