Nachdem wir in unserem ersten Beitrag Anfang Februar die gesetzlichen Voraussetzungen für ein digitales Archiv beleuchtet haben, kommen wir heute zu den technischen Voraussetzungen, die ein digitales Archiv erfüllen muss.
Hierbei ergeben sich folgende Merksätze zur revisionssicheren Archivierung:

1.  Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
2.  Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
3.  Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein.
4.  Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.
5.  Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.
6.  Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt     und gedruckt werden können.
7.  Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.
8.  Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
9.  Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
10. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.

Dieses vorausgesetzt ist eine der wichtigsten Aufgaben eines leistungsfähigen, digitalen Archivsystems, die anfallenden Dokumente und Datenmengen, wie z.B. Kopien und Scans von Multifunktionsgeräten, Daten und Dokumente aus dem PC, Daten aus anderen Anwendungen, Dokumente und Bildern von Scannern oder Bilder und Daten von externen Geräten, effizient, sicher und platzsparend zu archivieren.
Aber das Archivieren von Daten ist nur ein Teil der Aufgaben eines digitalen Archivsystems. Das Suchen und Bereitstellen der archivierten Daten in kürzester Zeit ist die andere wichtige Aufgabe eines leistungsfähigen digitalen Archivsystems.
Um alle diese Aufgaben nicht nur gesetzesgerecht sondern auch anwenderfreundlich zu erfüllen, sind hohe Anforderungen an das Archivsystem gestellt.
In unserem nächsten Beitrag wollen wir sehen, ob das von uns gefundene digitale Archivsystem diese Anforderungen erfüllt. Wir werden hinterfragen, mit welchen Betriebssystem es zusammenarbeiten kann und welcher Aufwand an Hard- und Software-Installation nötig ist. Natürlich wird von uns auch die Kostensituation überprüft werden, damit Sie sich abschließend ein Urteil bilden können.

Stichworte: Digitales Archiv, digitales Dokumenten-Archiv, revisionssichere Archivierung

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