Nachdem wir in unserem ersten Beitrag Anfang Februar die gesetzlichen Voraussetzungen für ein digitales Archiv beleuchtet haben, kommen wir heute zu den technischen Voraussetzungen, die ein digitales Archiv erfüllen muss.
Hierbei ergeben sich folgende Merksätze zur revisionssicheren Archivierung:

1.  Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
2.  Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
3.  Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein.
4.  Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.
5.  Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.
6.  Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt     und gedruckt werden können.
7.  Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.
8.  Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
9.  Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
10. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.

Dieses vorausgesetzt ist eine der wichtigsten Aufgaben eines leistungsfähigen, digitalen Archivsystems, die anfallenden Dokumente und Datenmengen, wie z.B. Kopien und Scans von Multifunktionsgeräten, Daten und Dokumente aus dem PC, Daten aus anderen Anwendungen, Dokumente und Bildern von Scannern oder Bilder und Daten von externen Geräten, effizient, sicher und platzsparend zu archivieren.
Aber das Archivieren von Daten ist nur ein Teil der Aufgaben eines digitalen Archivsystems. Das Suchen und Bereitstellen der archivierten Daten in kürzester Zeit ist die andere wichtige Aufgabe eines leistungsfähigen digitalen Archivsystems.
Um alle diese Aufgaben nicht nur gesetzesgerecht sondern auch anwenderfreundlich zu erfüllen, sind hohe Anforderungen an das Archivsystem gestellt.
In unserem nächsten Beitrag wollen wir sehen, ob das von uns gefundene digitale Archivsystem diese Anforderungen erfüllt. Wir werden hinterfragen, mit welchen Betriebssystem es zusammenarbeiten kann und welcher Aufwand an Hard- und Software-Installation nötig ist. Natürlich wird von uns auch die Kostensituation überprüft werden, damit Sie sich abschließend ein Urteil bilden können.

Ein immer wichtigeres Thema in der heutigen Zeit ist das digitale Dokumenten-Archiv. Auch wir haben uns mit dieser Materie beschäftigt und nach langem Suchen ein unserer Meinung nach genial einfaches, absolut revisionssicheres und dazu noch beeindruckend preiswertes Archivsystem gefunden. Dass dabei unsere EDV-Abteilung “in die Röhre” geguckt hat, weil sie lediglich das Gerät angeschlossen hat und sonst keinerlei Software einrichten oder sonstige Anpassungen machen musste, war für uns die große Überraschung und Erleichterung – denn das Archiv war bereits wenige Stunden nach Lieferung einsatzbereit!

Bei unseren Recherchen über Archivsysteme haben wir feststellen müssen, dass oft nach dem Grundsatz “warum einfach, wenn es auch umständlich geht” gehandelt wird. Unsere Erfahrungen bei der Suche nach einem einfachen, revisionssicheren und preiswertem Archivsystem wollen wir Ihnen nicht vorenthalten und in mehreren Beiträgen versuchen, die grundsätzlichen Fragen und Voraussetzungen für ein digitales Dokumenten-Archiv zu erläutern und Ihnen dann unsere gefundene Lösung vorstellen.

Als erstes ist die Frage, was gesetzlich erlaubt ist. Hier gibt es noch viel Unkenntnis und falsche Informationen, obwohl dies in der AO (Abgabenordnung) in § 147 (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen) Abs. 2 seit längerem geregelt ist:

Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz können die in Abs. 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den GoB “Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung” entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten

1. mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,

2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Damit ist die gesetzliche Voraussetzung geschaffen, Daten elektronisch zu archivieren. Daraus ergibt sich jedoch auch die Forderung der revisionssicheren Archivierung. Man spricht von einer revisionssicheren Archivierung, wenn die Archivsystemlösung den Anforderungen des Handelsgesetzbuches §§ 239, 257 HGB, der Abgabenordnung und den GoBs (Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung) entspricht, also der sicheren, ordnungsgemäßen Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten entspricht und die Aufbewahrungsfristen von 6 – 10 Jahren erfüllt.

Was damit gesetzlich erlaubt und als Voraussetzung für eine revisionssichere Archivierung notwendig ist, möchte ich Ihnen in dem nächsten Beitrag in 14 Tagen erläutern. Sollten Sie vorab Fragen haben oder sich für dieses System interessieren, können Sie sich natürlich mit uns in Verbindung setzen. Nutzen Sie unser Kontaktformular, wir setzen uns umgehend mit Ihnen in Verbindung.

Es weihnachtet sehr und wir wollen unseren Kunden wie bei einem Adventskalender jeden Tag eine kleine Überraschung bieten. Für einen bestimmten Bestellwert (ab 100,- € bis 250,- €) schenken wir Ihnen ein kleines Überraschungspaket mit einem wertvollen Gratisartikel – unter anderem ein Locher Leitz oder eine Isolierkanne ALFI oder einen Tisch Organizer von 3M in Silber Metallic und vieles mehr. Es lohnt sich also, jeden Tag unserem Shop einen Besuch abzustatten, um mit einer Bestellung ein kleines Geschenk zu erhalten.

Viel Spass und eine frohe Adventszeit!

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Mit unserer Aktion für diesen Monat bieten wir Ihnen wieder zu unglaublichen Preisen Register für Ordner, Trennblätter und Archivhilfen an. So erhalten Sie Kunstoffregister, A4, A – Z für sagenhafte 0,89 €, 1 – 31 für 1,19 € oder Trennstreifen aus farbigen Karton für 1,29 € (weiß, blau, rot, grün, gelb, orange, chamois). 100 St. Trennblätter in chamois kosten nur 3,78 €. Und für Ihre Archivierung bieten wir Ihnen folgende Hilfen für unschlagbare Preise an: Archivbox von ELBA für 1,39 €, Klappdeckel-Container von Fellowes für 5,28 €, Umfüller für Archivordner von Leitz für 4,49 € und 50 St. Archivclips von Fellowes für 7,90 €.

Ein wahres Oktoberfest mit unglaublichen Preisen! Und denken Sie daran: ab 50,—€ Bestellwert liefern wir Ihnen die Waren versandkostenfrei!

Wir möchten unsere Kunden nochmals dringend an die Kalenderbestellungen für das Jahr 2009 erinnern, denn die Erfahrung der letzten Jahre zeigt, dass bereits ab Mitte November die ersten Engpässe bei Kalenderlieferungen auftreten. Noch haben wir alle Kalender auf Lager ob Quo Vadis, Brunnen, Zettler, Güss, ide/rido oder unsere Zeitplansysteme von Chronoplan und time/system. Natürlich haben wir auch die Jahresplaner von Legamaster und Staedtler oder die Dreimontskalender im Miniformat von Vela® oder Güss. Aber auch unsere preiswerten Buchkalender für 1,80€ (netto 1,51€) und Querkalender für 1,77€ (netto 1,49€) sind noch verfügbar. Wenn Ihnen die Auswahl schwer fällt, stöbern Sie doch in unserem Shop unter der Rubrik Kalender und wählen in Ruhe Ihren Favoriten aus. Doch bitte warten Sie mit Ihrer Bestellung nicht zu lange, damit Sie sicher sein können, Ihren bestellten Kalender auch sicher zu erhalten!

Seit gut drei Monaten haben wir endlich die neuen Multifunktionsgeräte von Develop. Als neuer Fachhandelspartner von Develop freuen wir uns, unseren Kunden die nächste Generation der Multifunktionsgeräte auch vorführen zu können. Sie beeindrucken nicht nur im Design sondern auch mit innovativer Technik:

Design der neuen Generation – StatusLine
Attraktivität
Benutzerfreundlichkeit

Höhere Qualität für Druck & Scan
Toner der nächsten Generation
Neue Bildverarbeitung

Höhere Performance und Produktivität
Schnellere Hardware
Bessere Verfügbarkeit

Einfachere Einrichtung
Verbesserte Installation der Optionen
Verbesserte Finisher

Längere Lebenszeit und höhere Verlässlichkeit
Neue Verbrauchsmaterialien
Neue Fixiereinheit und neues Transferband

Wir glauben, dass die neuen Multifunktionsgeräte von Develop eine echte Alternative sind, besonders in Hinblick auf Qualität und Kosten. Die Wirtschaftlichkeit dieser neuen Gerätegeneration schlägt sich in unglaublich niedrigen Seitenpreisen nicht nur bei den Schwarz/Weiß-Drucken sondern speziell auch in den Farbrdrucken wieder.

Damit Sie dies selbst prüfen können, haben wir die Möglichkeit geschaffen, die Develop ineo+253 (Spezifikation Develop ineo+253)  für 14 Tage zum Testen bei Ihnen aufzustellen. So können Sie sich selbst von der brillianten Farbtechnik und der beispielhaft leichten Bedienbarkeit dieses innovativen Multifunktionsgerätes überzeugen. Sollten Sie Interesse an einer Probestellung dieses Gerätes haben, schicken Sie uns eine kurze Nachricht oder nehmen mit uns telefonisch oder per Fax Verbindung auf.

Endlich geschafft! Wir sind wieder da!

Seit dem 9. September ist unsere Internetseite wieder erreichbar und der schwierige Providerwechsel liegt hinter uns.

Wir freuen uns, nunmehr mit unserem neuen Provider wieder in altgewohnter Verlässlichkeit für Sie da zu sein und wollen uns für die Treue unserer Kunden mit einer

5%  Treue-Aktion

bedanken: vom 15. September bis 21. September 2008 geben wir Ihnen auf jede Bestellung in unserem Online-Shop einen zusätzlichen Rabatt von 5%.

Vergessen Sie bitte nicht, dass auf alle Kalender-Bestellungen bis zum 30.09.2008 noch der Frühorder-Rabatt von 5% gewährt wird, in der Aktions-Woche vom 15. bis 21.09.2008 also insgesamt stolze 10%!

Natürlich werden wir auch wieder jeden Monat unsere Aktionsangebote für Sie bereit haben und werden in unserem Weblog für Sie interessante Themen aufgreifen.

Wir freuen uns auf Ihren Besuch in unserem Online-Shop und sagen nochmals herzlichen Dank für Ihre Treue.

Der Bürohengst

PEGASUS-UM GmbH

www.buerohengst.com

www.pegasus-um.de

Unser Online-Shop ist auf einen neuen Server umgezogen und zahlreiche Verbesserungen und Vereinfachungen sind erfolgreich abgeschlossen.

Diesen erfolgreichen Umzug wollen wir mit unseren Kunden feiern und werden in der Woche vom 21. Juli bis einschließlich 27. Juli 2008 jeden Tag zum Einkaufserlebnis werden lassen. In dieser Woche ist jeder Tag eine neue Rabatt-Aktion mit immer unterschiedlichen Rabatten von 4 bis 7%, d.h. bei jeder Bestellung in dieser Woche sparen Sie Geld! Kommen Sie in unseren Shop und lassen Sie sich überraschen. Wir freuen uns auf Sie!

Der Bürohengst-Shop
Das Team von PEGASUS-UM GmbH

Es ist wieder soweit! Schon wieder fangen wir wie jedes Jahr an, an das nächste Jahr – 2009 – und an Kalender zu denken. Damit Sie tatsächlich auch Ihren “Wunschkalender” bekommen, kann man nie früh genug ihn aussuchen und bestellen! Noch haben wir alle Kalender auf Lager und wir dachten, dass Sie vielleicht 5% Rabatt ein Ansporn für Sie wäre, den Kalender jetzt schon zu bestellen. Bis 30. September d.J. geben wir Ihnen diesen Frühorder-Rabatt und die Möglichkeit, nach Herzenslust in unserem breiten Kalenderangebot zu stöbern. Sie suchen einen Querkalender? Von € 0,74 bis € 4,58 ist alles vertreten – Brunnen, idé-rido, KABUCO und Zettler! Oder suchen Sie einen Buchkalender? Preiswert oder Luxus – Ihr Wunsch wird erfüllt! Oder haben Sie eine bestimmte Marke im Sinn? Brunnen, Güss, idé-rido, Quo Vadis, Zettler oder ein Zeitplansystem von Chronoplan und time/system? Oder soll es der Mini-Kalender im Postkartenformat sein? Ach ja, die Jahresplaner von Legamaster finden Sie natürlich auch bei uns. Und denken Sie daran, noch haben wir alle Kalender und wenn Sie ab sofort bis spätestens 30. September bestellen, erhalten Sie den Frühorder-Rabatt von 5%!