Nachdem wir in unserem ersten Beitrag Anfang Februar die gesetzlichen Voraussetzungen für ein digitales Archiv beleuchtet haben, kommen wir heute zu den technischen Voraussetzungen, die ein digitales Archiv erfüllen muss.
Hierbei ergeben sich folgende Merksätze zur revisionssicheren Archivierung:

1.  Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
2.  Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
3.  Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein.
4.  Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.
5.  Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.
6.  Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt     und gedruckt werden können.
7.  Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.
8.  Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
9.  Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
10. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.

Dieses vorausgesetzt ist eine der wichtigsten Aufgaben eines leistungsfähigen, digitalen Archivsystems, die anfallenden Dokumente und Datenmengen, wie z.B. Kopien und Scans von Multifunktionsgeräten, Daten und Dokumente aus dem PC, Daten aus anderen Anwendungen, Dokumente und Bildern von Scannern oder Bilder und Daten von externen Geräten, effizient, sicher und platzsparend zu archivieren.
Aber das Archivieren von Daten ist nur ein Teil der Aufgaben eines digitalen Archivsystems. Das Suchen und Bereitstellen der archivierten Daten in kürzester Zeit ist die andere wichtige Aufgabe eines leistungsfähigen digitalen Archivsystems.
Um alle diese Aufgaben nicht nur gesetzesgerecht sondern auch anwenderfreundlich zu erfüllen, sind hohe Anforderungen an das Archivsystem gestellt.
In unserem nächsten Beitrag wollen wir sehen, ob das von uns gefundene digitale Archivsystem diese Anforderungen erfüllt. Wir werden hinterfragen, mit welchen Betriebssystem es zusammenarbeiten kann und welcher Aufwand an Hard- und Software-Installation nötig ist. Natürlich wird von uns auch die Kostensituation überprüft werden, damit Sie sich abschließend ein Urteil bilden können.

Ein immer wichtigeres Thema in der heutigen Zeit ist das digitale Dokumenten-Archiv. Auch wir haben uns mit dieser Materie beschäftigt und nach langem Suchen ein unserer Meinung nach genial einfaches, absolut revisionssicheres und dazu noch beeindruckend preiswertes Archivsystem gefunden. Dass dabei unsere EDV-Abteilung “in die Röhre” geguckt hat, weil sie lediglich das Gerät angeschlossen hat und sonst keinerlei Software einrichten oder sonstige Anpassungen machen musste, war für uns die große Überraschung und Erleichterung – denn das Archiv war bereits wenige Stunden nach Lieferung einsatzbereit!

Bei unseren Recherchen über Archivsysteme haben wir feststellen müssen, dass oft nach dem Grundsatz “warum einfach, wenn es auch umständlich geht” gehandelt wird. Unsere Erfahrungen bei der Suche nach einem einfachen, revisionssicheren und preiswertem Archivsystem wollen wir Ihnen nicht vorenthalten und in mehreren Beiträgen versuchen, die grundsätzlichen Fragen und Voraussetzungen für ein digitales Dokumenten-Archiv zu erläutern und Ihnen dann unsere gefundene Lösung vorstellen.

Als erstes ist die Frage, was gesetzlich erlaubt ist. Hier gibt es noch viel Unkenntnis und falsche Informationen, obwohl dies in der AO (Abgabenordnung) in § 147 (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen) Abs. 2 seit längerem geregelt ist:

Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz können die in Abs. 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den GoB “Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung” entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten

1. mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,

2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Damit ist die gesetzliche Voraussetzung geschaffen, Daten elektronisch zu archivieren. Daraus ergibt sich jedoch auch die Forderung der revisionssicheren Archivierung. Man spricht von einer revisionssicheren Archivierung, wenn die Archivsystemlösung den Anforderungen des Handelsgesetzbuches §§ 239, 257 HGB, der Abgabenordnung und den GoBs (Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung) entspricht, also der sicheren, ordnungsgemäßen Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten entspricht und die Aufbewahrungsfristen von 6 – 10 Jahren erfüllt.

Was damit gesetzlich erlaubt und als Voraussetzung für eine revisionssichere Archivierung notwendig ist, möchte ich Ihnen in dem nächsten Beitrag in 14 Tagen erläutern. Sollten Sie vorab Fragen haben oder sich für dieses System interessieren, können Sie sich natürlich mit uns in Verbindung setzen. Nutzen Sie unser Kontaktformular, wir setzen uns umgehend mit Ihnen in Verbindung.